Organización de eventos

Manual de uso, paso a paso. El texto sale del acta del módulo; las pantallas, del módulo instalado, el 2026-09-21.

Quién usa esto

Cada persona ve y hace lo de su perfil, y nada más.

Perfil	Hereda de
Producción	—
Responsable de cuenta	produccion
Jefe de producción	cuentas
Dirección	jefe

Cómo se hace, ficha por ficha

En el orden en que se usan: primero lo que se da de alta una vez, luego lo que se mueve a diario.

Recinto

Donde se hace. Tiene aforo, y el aforo es un límite legal

1. Abra «Eventos» ▸ «Recinto».
2. Pulse «Nuevo».
3. En «Recinto»: Escriba un texto.
4. En «Tipo»: Elija una opción: salon, auditorio, carpa, exterior, hotel.
5. En «Aforo legal»: Lo que dice la licencia. Pasarse no es un problema comercial: es un precinto.
6. Pulse «Guardar». Ya tiene su recinto.

Lo que el sistema no deja hacer:

• Un recinto sin aforo declarado no se puede usar.

Hito

Un momento de la escaleta, con su hora y su responsable

1. Abra «Organización de eventos» ▸ «Hito».
2. Pulse «Nuevo».
3. En «Qué pasa»: Escriba un texto.
4. En «Evento»: Elija evento de la lista; si no está, se crea al momento.
5. En «A qué hora»: Un evento es una secuencia de horas. Sin escaleta, el montaje llega tarde una de cada tres.
6. Pulse «Guardar». Ya tiene su hito.

Invitado

Quien viene, y si lo ha confirmado

1. Abra «Organización de eventos» ▸ «Invitado».
2. Pulse «Nuevo».
3. En «Nombre»: Escriba un texto.
4. En «Evento»: Elija evento de la lista; si no está, se crea al momento.
5. En «Confirmación»: El catering se cierra con el número de confirmados, y se cierra tres días antes.
6. Pulse «Guardar». Ya tiene su invitado.

Partida

Catering, sonido, azafatas. Cada una con su proveedor

1. Abra «Organización de eventos» ▸ «Partida».
2. Pulse «Nuevo».
3. En «Concepto»: Escriba un texto.
4. En «Evento»: Elija evento de la lista; si no está, se crea al momento.
5. En «Categoría»: Elija una opción: catering, sonido, luces, azafatas, mobiliario, audiovisual, seguridad.
6. En «Presupuestado»: Escriba un importe.
7. Pulse «Guardar». Ya tiene su partida.

Lo que el sistema no deja hacer:

• Una partida no puede costar menos de cero.

Evento

El encargo, con sus partidas y su escaleta

1. Abra «Eventos» ▸ «Evento».
2. Pulse «Nuevo».
3. En «Cliente»: Elija res.partner de la lista; si no está, se crea al momento.
4. En «Recinto»: Elija recinto de la lista; si no está, se crea al momento.
5. En «Empieza»: Ponga la fecha.
6. En «Acaba»: Ponga la fecha.
7. En «Asistentes previstos»: Escriba un número.
8. Pulse «Guardar». Ya tiene su evento.
9. Cuando toque, pulse «Mandar propuesta» para pasarla a «Propuesta» (solo Responsable de cuenta).

Lo que el sistema no deja hacer:

• Un evento no puede acabar antes de empezar.
• Se pasa del aforo legal del recinto.
• El montaje no puede empezar después del evento.

Sugerencia

1. Abra «Sugerencias» ▸ «Sugerencia».
2. Pulse «Nuevo».
3. En «Referencia»: Escriba un texto.
4. En «De dónde sale»: El nombre de la asistencia que la propuso.
5. En «Modelo»: Sobre qué modelo se propone.
6. En «Registro»: El id del registro al que se refiere.
7. Pulse «Guardar». Ya tiene su sugerencia.
8. Cuando toque, pulse «Aceptar» para pasarla a «Aceptada» (solo Responsable de cuenta, Jefe de producción).

Lo que el sistema no deja hacer:

• La confianza va de 0 a 1.

Lo que el sistema hace solo

Aviso	Cuándo	Por dónde
Recordatorio antes de la fecha	1 days antes de «montaje_desde»	por correo

Lo que el sistema propone (con IA)

Propone	Sobre	Quién lo firma
Sacar las partidas del briefing	evento	Responsable de cuenta
Proponer proveedor y coste	partida	Jefe de producción
La escaleta del día	evento	Jefe de producción

El cuadro de mando

Indicador	Qué mide
Eventos por estado	la suma de «total», de evento
Margen por responsable	la suma de «margen», de evento
Gasto por categoría	la suma de «coste_real», de partida